国内ではホウレンソウ(報告、連絡、相談)を新人の頃から叩き込まれているので、

ホウレンソウがしっかり出来るようになって始めて一人前のビジネスパーソンとみる文化がありますが、海外ではそうではないケースが多いです。

このような文化にどっぷり浸かってる(?)人がよくハマるのが「ソバ屋の出前パターン」。

 

例えば、私がお手伝いしたプロジェクトで起きた問題で、プロジェクト内のあるチームの海外関連の作業に大幅な遅延が発覚したことがありました。

順調だと聞いていたので、特にヘルプに入っていなかったのですが、蓋を開けてみると、

遅延だけでなく、作業自体もあさっての方向に進んでいて、

海外の担当者との関係もギクシャクしてしまっていたようで、、、

結局リカバリーに1ヶ月くらいかかり、後続の作業にも大幅な影響がでたことがありました。

 

そこからヘルプ要請があり、ヘルプに入ったのですが、、

日本側のチームリーダーに状況を聞いてみると、作業期間も十分にとり、依頼する時に期限も伝えていて、その後も「大丈夫」という報告を受けていたのに、、と。

もう少し詳しく聞いてみると、作業依頼時に期限と概要は伝えけど、そもそもの目的や詳しい作業内容や状況の共有方法などは伝えていなかったようです。

その後、海外側から連絡がないので、メールでたまに確認をしたら、「大丈夫です」という返事を受け取っていたようで、困ったり問題あれば連絡来るだろうと思い、安心していたようです。

ですが、期限が近づいてきたのに具体的な成果物上がって来ていないのに気づき、心配になり、頻繁にメールで確認するようにしたら、

「いまやってます」、「もうすぐおわります」、「明日くらいに」というソバ屋の出前的な怪しい感じの返事が来たようです。

さらに不安が募りなりしつこくメールを送っていると、とうとう返事が途絶えてしまい。。

電話会議で状況を確認したら「そんな作業とは聞いてない。今からそれをやるのは無理だ。」と言われてしまい、日本側担当者は「問題ないといったじゃないか」と話は平行線、険悪なムードになってしまったようです。日本側のリーダーは「だから海外の人は、、、」と言い出す始末。よくあるパターンですね。

その後、海外の担当者に私の方からよくよく話を聞いてみると、

「依頼当初に簡単な説明は受けたが、何のためにやるかや、重要度、具体的に何をどういう形で欲しいかの説明があまりなく、期限とこういうデータを用意してくれという程度の作業内容だけ伝えられた」とのこと。

その後日本側からの連絡もあまりなかったので、それほど重要ではないと思い、作業は後回しにされていたようです。

それで以前に提出したことのあるフォーマットで提出したら、日本側に全く違うと言われてしまい、海外の担当者も困っていた、とのこと。

 

これは日本側担当者が「だから海外の人は、、、」と言い出すよくあるパターンです。

原因:作業依頼時の説明が不十分で、その後のコミュニケーションも不十分であった。

今回の場合、あまりプロジェクトの意義や目的が共有されていなかったようで、海外側担当者はあまり重要でない仕事と捉えていたようです。

それで、確認の連絡もあまりなかったので、向こうは「そんなに重要じゃないのかな。締め切りまでに作業すればいいや」と受け取っていて作業の優先順位を下げてしまった。

重要度が伝わらないと、目の前の国内の作業で忙しいので、遠い海の向こうから依頼された作業の優先順位は自然と下がってしまう。

 

【対策】

・作業依頼時は必ず会議(電話会議、できればTV会議もしくは対面)を行い、目的、作業の重要性、お願いする内容、役割、詳細なスケジュールなどを明確にわかりやすく、自分の言葉で伝える。

・成果物のフォーマットも統一したいようであれば、テンプレートを渡し、使ってもらう。(渡しても違うフォーマットで出てくることもありますが、、)

・メールだけでコミュニケーションを取らずに、必要に応じて電話会議等で確認を取る。相手も人間なので、言葉でのコミュニケーションが増えれば、人間関係も深まります。特に初期はコミュニケーションを密にしましょう。